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Die Freiwilligen setzen sich dafür ein, dass alle Gäste in der Vesperkirche Bielefeld in der Tischgemeinschaft willkommen sind, mit einer Mahlzeit bedient werden und dabei würdevolle Begegnung von Menschen im spirituellen Raum Kirche erleben. Für jeden Vesperkirchentag werden 35 Freiwillige benötigt mit der Höchstanzahl von drei Tageseinsätzen für einzelne Freiwillige und von zwei Tageseinsätzen für Gruppen.

Zur Projektgruppe Freiwillige gehören die Aufgaben, Freiwillige mit den dafür jeweils nötigen Voraussetzungen zu gewinnen sowie die Planung von Vorbereitung, Ablauf - mit Klärung der Aufgaben und Anforderungen für die entsprechenden Teams der Freiwilligen an einem Vesperkirchentag - und von Einführungstreffen für alle Freiwilligen zur Vermittlung des Anliegens der Vesperkirche Bielefeld.

Ziel des Fundraising als einer strategischen Gemeinschaftsaufgabe und insbesondere der Projektgruppe-Fundraising ist es, nachhaltig Einnahmen für die Durchführung der Vesperkirche zu generieren, damit die Vesperkirche dauerhaft in Bielefeld etabliert werden kann. Zur Gewinnung von Geld- und Sachspenden gehören der Aufbau einer Projektgruppe Fundraising sowie eines Teams zusammen mit der Diakonie für Bielefeld, das aktuelle Anträge stellt und bei Fördergebern dokumentiert. Ebenso werden regionale Stiftungen, kirchliche wie öffentliche Geldgeber und Banken angesprochen.

Eine weitere Aufgabe besteht darin, Gemeinden bzw. die drei Regionen, Gemeinsame Dienste, Pfarrer*innen / Interprofessionelle Teams für die Vesperkirche Bielefeld zu begeistern.

Neben der Betreuung und Bindung von Groß- und Sachspender:innen im Rahmen des Fundraising wird der Aufbau eines „Freundeskreises Vesperkirche Bielefeld“ aus bereits aktiven und zukünftig zu gewinnenden Spendenden aus der Stadtgesellschaft angestrebt. Öffentlichkeitswirksame Sammelaktionen - wie z.B. die bereits mit Politiker:innen in der Innenstadt etablierte - werden weiter durchgeführt und Möglichkeiten zum Spenden digital wie durch die vorhandenen Spendensäulen während der Vesperkirche in der Neustädter Marienkirche angeboten.

Die Leitungen der Projektgruppe Fundraising und Organisation (s.u.) stellen mit der Teamleitung Finanzen im Ev. Kirchenkreis Bielefeld in Abstimmung mit der Steuerungsgruppe einen verbindlichen Haushalt der Vesperkirche auf – einschließlich Controlling der Kosten der Vesperkirche und Auswertungen nach abzusprechenden zeitlichen Intervallen.

Alle Menschen der Bielefelder Stadtgesellschaft werden vorurteilsfrei zur Vesperkirche eingeladen, um das Leitziel „würdevolle Begegnung im spirituellen Raum Kirche“ zu erreichen. Angestrebt wird die Begegnung von Menschen auf Augenhöhe aus ganz unterschiedlichen Lebensbezügen.

Die Projektgruppe Gäste überlegt, wie dieses Ziel erreicht werden kann: z.B. durch einen niedrigschwelligen Zugang, Empfangnahme und Begleitung der Gäste (Begrüßungskomitee) sowie Einladung der Stadtgesellschaft und Werbung für die Vesperkirche Bielefeld ausdrücklich an Orten, an denen sich Menschen in prekären Lebenssituationen aufhalten – z.B. Kesselbrink, Tüte, Bahnhofsmission, Drogenhilfezentrum, Kava, Obdachlosenunterkünfte, Lebensmittelausgabestellen.

Darüber hinaus ist geplant, nach Rücksprache und in Zusammenarbeit mit den Streetworker*innen der Stadt Bielefeld, Bethel regional und der Bahnhofsmission gezielt wohnungs- und obdachlose Menschen durch eine persönliche Einladung auf die Vesperkirche aufmerksam zu machen und regelmäßig zeitnah daran zu erinnern. Gäste sollen vor allem auch durch die Verteilung von Einladungskarten an die Haushalte rund um die Neustädter Marienkirche erreicht werden.

Das Referat Kommunikation und Fundraising im Ev. Kirchenkreis Bielefeld hat die Aufgabe, die öffentliche Wahrnehmung der Vesperkirche in der Stadtgesellschaft zu stärken (Werbemittel) und dabei die unterschiedlichen Adressat:innen der Vesperkirche auf entsprechenden Kommunikationskanälen über die aktuellen Termine und Veranstaltungen zu informieren.

Dazu gehört die klassische Pressearbeit ebenso wie die Koordinierung und Erstellung von Inhalten für Social-Media-Kanäle und die Koordinierung der innerkirchlichen Kommunikation als auch die Weiterentwicklung und Einhaltung des Corporate Designs der Vesperkirche, die Betreuung der Homepage vesperkirche-bielefeld.de sowie des Freiwilligen-Portals auf der Homepage in Abstimmung mit der Projektgruppe Freiwillige.

„Der Mensch lebt nicht vom Brot allein“ – die Projektgruppe Musik und Kultur entwickelt eine möglichst große Vielfalt von Veranstaltungen und Kunstaktionen für die Vesperkirche, die auch als Abendveranstaltungen angeboten werden können.

Neben der Planung und Durchführung von besonderen Veranstaltungen (z.B. Benefizkonzerte, Theaterabend, Poetry-Slam etc.) soll es immer wieder Kooperationen mit Künstler:innen geben, um Kultur durch Aktionen oder Projekte in den Vesperkirchentag zu holen, an denen Gäste sich auch aktiv beteiligen können.

Ein ausgewogenes Rahmenprogramm soll die Diversität der Vesperkirchengäste ernstnehmen. Ebenso gilt es in Abwägung von Aufwand und Ertrag (auch Kosten) größere Veranstaltungen oder kleinere Impulse zu setzen.

Die Projektgruppe Organisation ist für die Organisation der Verpflegung während der Vesperkirche verantwortlich. Sie organisiert die Speisen- und Getränkeversorgung sowie alle dazugehörenden Abläufe. Weiterhin ist die Projektgruppe Organisation für die technischen Rahmenbedingungen während der Vesperkirche Bielefeld zuständig. Auch für die anderen Projektgruppen ist sie Ansprechpartnerin bei der Organisation der technischen Rahmenbedingungen vor und während der Vesperkirche Bielefeld.

Durch die Leitung der Projektgruppe Organisation zusammen mit der Leitung der Projektgruppe Fundraising (s.o.) und der Teamleitung Finanzen im Ev. Kirchenkreis Bielefeld wird in Abstimmung mit der Steuerungsgruppe  ein verbindlicher Haushalt der Vesperkirche erstellt und das Controlling mit Auswertungen durchgeführt.

Die Projektgruppe Organisation besteht aus mindestens vier Mitgliedern, darunter zwei Mitglieder der Neustädter Marienkirchengemeinde. Weiterhin integriert die Projektgruppe Organisation diejenigen, die die Speisenausgabe während der Vesperkirche Bielefeld koordinieren. Nach Möglichkeit ist auch ein:e Mitarbeiter:in oder die Geschäftsführung von Diakonie für Bielefeld oder Diakonische Altenzentren Bielefeld Mitglied der Projektgruppe.

Ziel ist es, die spirituelle Dimension der Vesperkirche Bielefeld durch Gottesdienste und Mittagsimpulse, Seelsorgeangebot und Raumgestaltung erfahrbar zu machen. Dazu zählen u.a. die Anwerbung von bzw. der Kontakt zu Menschen, die sich als ausgebildete Seelsorger:innen in der Vesperkirchen-Zeit zur Verfügung stellen. Kontaktiert werden Menschen, die schwerpunktmäßig in der Seelsorge arbeiten (z.B. Krankenhaus / Altenheim / Telefonseelsorge / Citykloster), dazu weitere Interessierte (z.B. Pfarrer:innen im Ruhestand/Vikariat und Diakon:innen). Die Seelsorger:innen können aus allen Kirchen kommen, die der Arbeitsgemeinschaft Christlicher Kirchen angehören. Vor Ort wird das Besondere der Seelsorge-Situation in der Vesperkirche Bielefeld mit allen freiwilligen Seelsorger:innen besprochen. Wünschenswert sind mindestens zwei Seelsorger:innen an jedem Vesperkirchen Tag. Konkrete Information und Kontakte bei Beratungsanliegen werden durch eine:n Mitarbeiter:in der Diakonie für Bielefeld angeboten.
Zur Aufgabe gehört ebenso die Anwerbung von Menschen, die den Mittagsimpuls während der Vesperkirche gestalten. Ebenso kontaktiert werden Menschen, die in der Kapelle - als Ort, an dem Gäste nach dem Essen bleiben, spielen, reden etc. können - „Kommunikation“ machen. Dabei soll das Mariencafe-Team aus der Neustädter Marien-Kirchengemeinde in die aktive Gestaltung der Kapelle als Aufenthaltsort einbezogen werden.

Gottesdienste der Vesperkirche werden mit einer kleinen Gruppe erarbeitet und gestaltet. Das Setting des Raumes soll dabei beachtet werden und die Chance genutzt werden, bekannte Formen mit neuen Formen zu ergänzen. Die jeweiligen Gottesdienst-Themen werden mit dem Kernanliegen der Vesperkirche Bielefeld verknüpft.

Zudem gehört zur Aufgabe der Projektgruppe die Gestaltung des Kirchraumes als erlebbarer spiritueller Raum, mit einer geschützten Seelsorge-„Ecke“, einer Kerzenstation sowie weiteren temporären Aktionen (bisher z.B. Steine beschriften, Pendel mit Sand, gute Worte zum Mitnehmen, farbige Strahler, Tischkarten mit Fragen wöchentlich wechselnd) und einer Feedback-Wand am Nordeingang.